Administrator danych osobowych

Niepubliczna Placówka Doskonalenia Nauczycieli „Aktywny Nauczyciel w Gdańsku” (RSPO 274539)

Organ prowadzący: 2AM Tomasz Rojek

Siedziba: ul. Aliny Pienkowskiej 27, 80-180 Gdańsk, Polska

NIP: 5841234638

Kontakt: e-mail: kontakt@aktywnynauczyciel.pl, tel.: +48 609 060 941.

Wstęp - podstawy prawne

1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług szkoleniowych, w tym uczestników szkoleń stacjonarnych, uczestników webinarów na żywo, osób korzystających z dostępu do nagrań i materiałów dydaktycznych, subskrybentów newslettera oraz odwiedzających stronę internetową.

2. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

3. Działalność obejmująca wykorzystanie systemów sztucznej inteligencji, w tym funkcji rekomendacyjnych, analiz postępów i chatbotów, odbywa się z uwzględnieniem wymogów Rozporządzenia UE dotyczącego sztucznej inteligencji (EU AI Act) oraz wytycznych i zaleceń wynikających z jego wdrażania.

4. Usługi cyfrowe, w tym hosting treści, reklamy i interakcje platformowe, są świadczone z uwzględnieniem zasad Digital Services Act (DSA) oraz Digital Markets Act (DMA), tam gdzie mają zastosowanie.

Zakres i źródła danych

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (szkoła), data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL / NIP tam, gdzie jest to wymagane do wystawienia dokumentów potwierdzających udział (np. zaświadczeń lub faktury);

• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres pocztowy;

• dane dotyczące uczestnictwa w kursach: zapis na kursy, udział w webinariach, preferencje szkoleniowe, historia kursów, certyfikaty;

• dane generowane technicznie: adres IP, identyfikatory sesyjne, dane cookies, logi serwera;

• nagrania audio i wideo: nagrania sesji online/webinarów, zdjęcia z zajęć (jeśli są wykonywane) - o ile ich rejestracja jest niezbędna do realizacji szkolenia bądź gdy uczestnik wyrazi na to zgodę np. w celach promocyjnych;

• dane rozliczeniowe: dane potrzebne do wystawienia faktury (np. NIP firmy zamawiającej szkolenie) oraz informacje płatnicze przekazywane do zewnętrznych operatorów płatności.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dla każdego celu przetwarzania wskazujemy podstawę prawną (zgodnie z art. 6 RODO):

1. Realizacja umowy / świadczenie usług szkoleniowych — zapis i obsługa zgłoszeń, udział w szkoleniu, udostępnianie materiałów dydaktycznych, wystawianie certyfikatów, prowadzenie ewidencji uczestnictwa. Podstawa: art. 6(1)(b) RODO.

2. Obsługa płatności i rozliczeń — przetwarzanie danych niezbędnych do rozliczeń podatkowych i księgowych. Podstawa: art. 6(1)(c) RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6(1)(b) RODO (realizacja umowy).

3. Realizacja komunikacji związanej ze świadczeniem usług — kontakt informacyjny dotyczący kursów, terminów, zmian organizacyjnych. Podstawa: art. 6(1)(b) RODO.

4. Marketing bezpośredni (newsletter, oferty) — przesyłanie informacji marketingowych i newslettera — jeżeli adresat wyraził zgodę: art. 6(1)(a) RODO; w przypadku dopuszczalnego marketingu bez przeprowadzonej formy zgody, przetwarzanie może opierać się na uzasadnionym interesie Administratora (art. 6(1)(f)), po przeprowadzeniu analizy interesów zgodnie z wytycznymi EDPB.

5. Nagrania audio-wideo webinarium — jeśli nagranie jest niezbędne do realizacji usługi (np. udostępnienie nagrania uczestnikom), podstawa: art. 6(1)(b) lub dobrowolna zgoda art. 6(1)(a) RODO, w zależności od kontekstu i charakteru nagrania. W przypadku gdy przetwarzanie obejmuje profilowanie lub podejmowanie decyzji w oparciu o AI, stosujemy też wymogi AI Act dotyczące przejrzystości i obowiązków informacyjnych.

6. Usprawnienia platformy, analityka i bezpieczeństwo — cele statystyczne, zapobieganie nadużyciom, monitoring bezpieczeństwa. Podstawa: art. 6(1)(f) RODO (uzasadniony interes) z uwzględnieniem równoważenia interesów oraz minimalizacji danych.

Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające (procesorzy)

W celu realizacji usług Administrator współpracuje z podmiotami przetwarzającymi, w tym m.in.: dostawcami platform webinarowych i LMS (GetResponse, Microsoft Teams, Moodle, Google, ClickMeeting), usług hostingowych, procesorami płatności (Stripe, PayU), dostawcami narzędzi analitycznych i reklamowych (Google, Meta), firmami księgowymi oraz dostawcami e-mail marketingu i CRM. Przekazanie danych następuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania zgodnych z art. 28 RODO.

Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane osobowe przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, a następnie:

• dane uczestników kursów i dokumentacja szkoleniowa: przez okres niezbędny do obsługi usługi i udokumentowania realizacji (min. do czasu przedawnienia roszczeń) oraz zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

• dane marketingowe (newsletter): do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu;

• nagrania webinarów: okres przechowywania określany jest indywidualnie (np. do czasu udostępnienia nagrań uczestnikom), nie dłużej jednak niż uzasadnia to cel przetwarzania, o ile nie wymaga tego prawo;

Wszelkie okresy przechowywania są zgodne z zasadą minimalizacji danych i będą regularnie przeglądane.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);

• prawo żądania sprostowania (art. 16 RODO);

• prawo żądania usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) — w zakresie przewidzianym przez prawo;

• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6(1)(e) lub art. 6(1)(f), w tym profilowania (art. 21 RODO);

• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7(3) RODO) — wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Wnioski w sprawie realizacji praw można kierować na adres e-mail: kontakt@aktywnynauczyciel.pl lub listownie na adres siedziby Administratora. Odpowiedzi na wnioski udzielamy niezwłocznie, nie później niż w terminie przewidzianym przepisami RODO.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Jeżeli używamy systemów zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania) mającego istotne skutki prawne lub w inny sposób znacząco wpływającego na osobę (np. automatyczne odrzucenie rejestracji, ważne decyzje dot. uczestnictwa), zapewniamy możliwość interwencji człowieka, wyjaśnienia logiki działania i wniesienia sprzeciwu.

2. W przypadku systemów AI stosowanych do rekomendacji, analizy postępów lub chatbotów informujemy o użyciu AI oraz o prawach osób zgodnie z wymogami EU AI Act (m.in. przejrzystość, dokumentacja, oceny ryzyka).

Polityka cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia funkcjonalności serwisu, analityki, personalizacji treści oraz marketingu.

2. Kategorie cookies: niezbędne, funkcjonalne, analityczne, reklamowe/profilujące. Instalacja cookies niezbędnych do działania serwisu nie wymaga zgody; pozostałe wymagają uprzedniej, świadomej zgody użytkownika zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz praktykami regulatorów. Użytkownik może zarządzać zgodami poprzez dostępne mechanizmy (banner cookie / ustawienia przeglądarki).

Bezpieczeństwo danych

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (m.in. szyfrowanie transmisji, ograniczenia dostępu, procedury kopii zapasowych, audyty bezpieczeństwa) w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych zgodnie z art. 32 RODO. Dostawcy zewnętrzni są zobowiązani umowami do stosowania adekwatnych zabezpieczeń.

Zmiany w polityce prywatności

Administrator może wprowadzać zmiany w Polityce Prywatności (np. w związku z nowymi regulacjami prawnymi, wdrożeniem nowych technologii lub zmianą zakresu usług). O każdej istotnej zmianie poinformujemy użytkowników w odpowiedni sposób (np. przez komunikat na stronie i/lub e-mail) z podaniem daty wejścia w życie zmian.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych / osoba kontaktowa

Wszelkie sprawy związane z przetwarzaniem danych prosimy kierować na adres email: kontakt@aktywnynauczyciel.pl.

Poufność, a wymogi zewnętrzne

W przypadkach przewidzianych prawem, w tym na mocy prawomocnych żądań organów publicznych, Administrator może udostępnić dane organom uprawnionym. Każde takie ujawnienie odbywa się w granicach dozwolonych prawem.

Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy RODO oraz obowiązujące przepisy prawa polskiego.